Trong phần này, chúng tôi giới thiệu nguyên tắc tổ chức hệ thống tài khoản và đối tượng theo dõi tài khoản, giúp bạn có cái nhìn thấu đáo về cách tổ chức của phần mềm Tony Accounting từ đó bạn áp dụng cho phù hợp với doanh nghiệp.

Hệ thống tài khoản của Tony Accounting tuân theo hệ thống tài khoản ban hành của Bộ tài chính.

Để giải quyết các vấn đề nếu trong các ví dụ mục Dẫn nhập, phần mềm Tony Accounting đưa ra khái niệm là đối tượng theo dõi kèm theo tài khoản. Tài khoản 131 trong ví dụ 3 sẽ được thiết lập theo dõi 2 loại đối tượng: loại đối tượng thứ nhất là chủ đầu tư, loại đối tượng theo dõi thứ hai là công trình. Khi kế toán viên thực hiện định khoản tài khoản 131 tại bất cứ màn hình nhập liệu nào, thì bắt buộc nhân viên đó phải nhập kèm đối tượng theo dõi 1(chủ đầu tư) và 2(công trình).

Các dòng định khoản như sau:

Từ các dòng định khoản trên ta có một số nhận xét sau

       - Không phải mở tài khoản con cho mỗi chủ đầu tư, mỗi công trình, dẫn đến hệ thống tài khoản gọn nhẹ mà vẫn theo dõi được chi tiết công nợ.

       - Dễ dàng xác định công nợ của đối tượng, để tính tổng công nợ 131 chủ đầu tư A, ta đi tìm bên nợ tài khoản 131 có đối tượng 1 là A. Làm tương tự khi muốn xác định công nợ theo từng công trình.

       - Các chủ đầu tư, công trình được tổ chức thành các đối tượng theo dõi kèm theo tài khoản, các đối tượng này sử dụng lại ở nhiều tài khoản khác. Phần mềm biết được đối tượng A liên quan đến 131 và 331, giúp dễ dàng khi muốn bù trừ công nợ.

Đến đây, câu hỏi đặt ra là khi chủ đầu tư A thanh toán thì sẽ hạch toán như thế nào? Bạn xem các dòng định khoản sau:

Từ các dòng định khoản, ta dễ dàng trả lời: công nợ chủ đầu tư A bao nhiêu, công trình nào đã được thanh toán, …

Như vậy, phần mềm Tony Accounting giúp hệ thống hóa lại công tác kế toán của bạn trở nên khoa học, đơn giản nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế toán quản trị. Toàn bộ hệ thống tài khoản, đối tượng theo dõi và cách hạch toán sẽ thống nhất. Một đặc điểm nữa là phần mềm cho phép bạn tự thiết lập đối tượng theo dõi phù hợp với yêu cầu và đặc thù của doanh nghiệp, cũng như khả năng bổ sung mới trong tương lai.