Trong phần này, chúng tôi đưa ra nguyên tắc về định khoản trong phần mềm kế toán Tony Accounting, đây có thể nói là nền tảng giúp người bạn sử dụng hiệu quả nhất phần mềm này.

Ví dụ 1: Khách hàng A ký hợp đồng sử dụng dịch vụ  của công ty bạn, giá trị hợp đồng là 100.000đ. Định khoản vào sổ chi tiết: Nợ 131 – Có 511 Số tiền 100.000đ

Với dòng định khoản trên, chưa thể hiện được số tiền 100.000đ là tiền khách hàng A phải trả, tức là chưa theo dõi công nợ của khách hàng A. Để khắc phục điều này, bổ sung tài khoản 131A để theo dõi công nợ 131 khách hàng A. Ghi lại định khoản trên như sau: Nợ 131A – Có 511 Số tiền 100.000đ.

Nhược điểm của cách quản lý theo dõi công nợ khách hàng bằng cách mở tài khoản con như vậy là khi số lượng khách hàng lớn, hệ thống tài khoản của công ty sẽ rất lớn.

Ví dụ 2: Công ty của bạn hoạt động thương mại dịch vụ vận tải và cho thuê kho bãi. Khách hàng A ký hợp đồng sử dụng dịch vụ vận tải của công ty bạn, giá trị hợp đồng là 100.000đ, đồng thời khách hàng này thuê kho với giá trị hợp đồng là 200.000đ.

       Định khoản như sau:

               Nợ 131A – Có 511 Số tiền 100.000đ

               Nợ 131A – Có 511 Số tiền 200.000đ.

Tương tự như trường hợp trên, nếu chỉ định khoản như 2 dòng trên thì không theo dõi được doanh thu của của dịch vụ vận tải hay kho bãi. Khắc phục, bổ sung thêm 2 tài khoản 511VT và 511KB.

       Định khoản như sau:

               Nợ 131A – Có 511VT Số tiền 100.000đ

               Nợ 131A – Có 511KB Số tiền 200.000đ

Nhược điểm của cách quản lý này là nếu công ty có nhiều xe, nhiều kho mà cần biết doanh thu của từng xe, từng kho bao nhiêu, buộc phải mở nhiều tài khoản con của 511.

Hai ví dụ cho thấy việc tổ chức hệ thống tài khoản đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán quản trị. Một hệ thống tài khoản thống nhất và khoa học sẽ giúp công tác kế toán trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Đặc biệt, khi thiết lập hệ thống tài khoản, phải hướng đến khả năng thay đổi trong tương lai, hệ thống có khả năng đáp ứng yêu cầu hiện tài cũng như thay đổi phương thức quản lý, bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh, …

Cả 2 ví dụ trên đều đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện tại, nhưng đều có chung một nhược điểm là số lượng tài khoản con sẽ tăng theo số lượng khách hàng, loại hình dịch, số lượng đối tượng theo dõi chi tiết.

Ví dụ 3: Công ty của bạn hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nhận các công trình từ nhiều chủ đầu tư, mỗi chủ đầu tư có nhiều công trình. Công ty nhận thực hiện từ chủ đầu tư A ba công trình là X, Y, Z và từ chủ đầu tư B hai công trình là M, N. Với chủ đầu tư A có bán nguyên vật liệu cho công ty bạn. Bạn sẽ tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để theo dõi công nợ phải thu của theo từng chủ đầu tư, theo từng công trình?

Mở tài khoản con như sau: 131AX, 131AY, 131AZ, 131BM, 131BN, 331A. Với cách tổ chức này, có thể trả lời được công nợ của chủ đầu tư A bao nhiêu và chi tiết công nợ theo từng công trình. Nhưng lại có nhược điểm như đã phân tích ở 2 ví dụ trên.

Theo như ví dụ 3, khi bạn áp dụng vào phần mềm sẽ gặp những khó khăn sau, với những lý do sau đây:

- Việc mở tài khoản con theo dõi chi tiết sẽ làm hệ thống tài khoản quá nhiều tài khoản con.

- Khi lập các báo cáo tài chính, số liệu được lấy từ các tài khoản 131, do vậy bạn phải đi cộng từ các tài khoản chi tiết lên.

- Với mã tài khoản(Ví dụ “131AX”), người làm kế toán hiểu đó là công nợ phải thu của chủ đầu tư A thuộc công trình X. Nhưng để phần mềm có thể “hiểu” 131AX là gì thì đòi hỏi phải có cách tổ chức lại hợp lý hơn.

- Phần mềm không thể hiểu 331A với 131AX cùng liên quan đến chủ đầu tư A.

Tóm lại, chúng tôi muốn nói rằng giữa công việc kế toán thông thường so với công việc kế toán sử dụng phần mềm có những điểm khác nhau. Trong công tác kế toán bằng tay bạn nghĩ rằng dễ hiểu, đơn giản, nhưng để cho máy tính “hiểu” được bạn tổ chức như thế nào thì đòi hỏi người sử dụng, đặc biệt là người kế toán trưởng phải có phương pháp tổ chức khoa học và phù hợp để sử dụng phần mềm hiệu quả nhất.