Để mở tài khoản con của một tài khoản thì yêu cầu tài khoản hiện tại chưa được sử dụng trong các bút toán. Chương trình sẽ báo lỗi nếu bạn mở thêm tài khoản con cho nó.
Phần mềm yêu cầu tài khoản sử dụng trong bút toán phải là tài khoản con, để mở tài khoản con cho tài khoản đã sử dụng(Ví dụ tài khoản 152 đã được sử dụng trong các hạch toán, bạn cần mở thêm tài khoản 1521 và 1522) thực hiện các bước như sau:
| - | Kích hoạt chức năng Hệ thống tài khoản. |
| - | Sửa mã tài khoản 152 hiện tại thành mã 1521. |
| - | Thêm mới một tài khoản có mã là 152. |
| - | Quay lại dòng tài khoản 1521, chọn tài khoản mẹ chính là tài khoản 152 vừa thêm mới. |
| - | Thêm mới tài khoản có mã là 1522, chọn tài khoản mẹ là 152. |
|
Số dư của kỳ kế toán đầu tiên được nhập một lần vào thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm. Bạn cần quay về kỳ kế toán đầu tiên(được thiết lập trong Thông số kế toán). sau đó chọn thực đơn Quản trị >> Số dư kỳ đầu tiên và bắt đầu nhập.
Thực hiện theo các bước cụ thể như sau:
- Vào thực đơn Quản trị >> Thông số >> Kế toán
- Màn hình Thông số kế toán sẽ hiển thị, bạn xem kỳ kế toán đầu tiên là kỳ nào.
- Đóng màn hình Thông số kế toán.
- Xuống Thanh trạng thái ở phía dưới, chọn ngày làm việc trong thời gian của kỳ kế toán đầu tiên.
- Vào thực đơn Quản trị >> Số dư kỳ kế toán đầu tiên.
- Bắt đầu nhập số dư kỳ đầu tiên.
|
Đối với tài sản mua và khấu hao trước khi sử dụng phần mềm, nhập thông tin tài sản như gồm các bước sau:
| - | Nhập nguyên giá và giá trị khấu hao tại màn hình nhập số dư kỳ đầu tiên. |
|
Việc tổng hợp số liệu được thực hiện khi kết thúc kỳ kế toán. Hoặc khi bạn thay đổi số liệu của các kỳ kế toán trước, bạn phải thực hiện lại tổng hợp số liệu theo trình tự thời gian.
|
| - | Bạn quay lại kỳ kế toán mà những chứng từ đó phát sinh bằng cách điều chỉnh ngày làm việc ở Thanh trạng thái). |
| - | Nếu kỳ kế toán đó đã khóa sổ thì thực hiện mở sổ. |
| - | Nhập, bổ sung, sửa lại các chứng từ. |
| - | Thực hiện tổng hợp số liệu và khóa sổ lại. |
|
Khi xóa một đối tượng trong danh mục, phần mềm hiển thị thông báo “đã sử dụng nơi khác” là do đối tượng cần xóa đã được sử dụng, tham chiếu tới. Ví dụ như tài khoản 111 đã được dùng để hạch toán thì bạn không thể xóa.
|
Do ngày làm việc được chọn tại màn hình đăng nhập(xem chi tiết tại 11.2 Đăng nhập) không nằm trong kỳ kế toán nào.
| - | Nếu bạn có quyền quản lý danh mục kỳ kế toán(xem chi tiết tại 11.7.5 Kỳ kế toán), phần mềm sẽ hiển thị danh mục cho phép bạn mở kỳ kế toán mới. |
| - | Nếu bạn không có quyền quản lý danh mục kỳ kế toán, bạn cần liên hệ người quản trị phần mềm. |
Bạn có thể chọn ngày làm việc của các kỳ trước và đăng nhập vào phần mềm.
|
Phần mềm hỗ trợ bạn sử dụng không giới hạn cho nhiều doanh nghiệp, nhiều hệ thống sổ sách đồng thời trên một nguồn dữ liệu. Xin xem hướng dẫn tại Hướng dẫn theo nghiệp vụ >> Sử dụng cho nhiều doanh nghiệp.
|
Phần mềm đã hỗ trợ tính năng in nhiều phiếu cùng một lúc
|
Phần mềm hỗ trợ xuất ra Excel bảng kê hóa đơn mua vào bán ra cho phép đưa vào phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế.
|
Khi sử dụng nhiều máy chung một nguồn dữ liệu, ở các máy làm việc phải cấu hình chỉ đến địa chỉ IP của máy chủ. Nếu máy chủ hay bị thay đổi địa chỉ IP, bạn nên cầu hình dữ liệu với theo tên của máy chủ.
|
Phần mềm hỗ trợ nhập chứng từ từ bất cứ thời điểm nào, do người sử dụng quyết định. Muốn nhập chứng từ phát sinh thời điểm nào thì mở kỳ kế toán(thêm kỳ kế toán trong danh mục Kỳ kế toán) và điều chỉnh kỳ kế toán đầu tiên trong Thông số --> Kế toán.
|
Tại màn hình doanh thu bán hàng, có nút Xuất kho, bên dưới, chọn nhóm chứng từ xuất kho, một màn hình nhập xuất kho hiển thị với thông tin lấy từ phiếu bán hàng.
|
Kiểm tra trong chức năng Hệ thống tài khoản, mục Tùy chọn, phải đánh dấu các tài khoản 133x, 3331x là tài khoản thuế GTGT.
|
Nếu mới khai báo xong chưa thực hiện các thao tác liên quan thì Vào phần Ghi tăng ngay trên phân hệ TSCĐ, bỏ ghi chứng từ ghi tăng TSCĐ muốn Sửa (xóa), sau đó quay lại danh mục TSCĐ để sửa hoặc xóa.
Nếu đã Khấu hao, ghi giảm hoặc đánh giá lại TSCĐ thì phải tìm đến các chứng từ này và xóa đi, rồi bỏ ghi chứng từ ghi tăng và quay lại sửa (xóa).
|
Khác với nhiều phần mềm khác là phải mở tài khoản con để theo dõi từng tài khoản ngân hàng, điều này dẫn đến có quá nhiều tài khoản con. Phần mềm Tony Accounting được thiết kế linh động, cho phép thiết lập đối tượng theo dõi của từng tài khoản nói chung, riêng đối với tài khoản tiền gửi, phần mềm mặc định đối tượng theo dõi là Tài khoản ngân hàng. Do vậy, không cần mở các tài khoản con, chỉ cần khai báo danh mục tài khoản ngân hàng trong danh mục.
|
| • | Định nghĩa sổ chứng từ ghi sổ: định nghĩa các sổ và các cặp tài khoản trong sổ. |
| • | Phát sinh các chứng từ ghi sổ trong kỳ. |
| • | Xem, in các báo cáo chứng từ ghi sổ. |
|
| • | Tại chức năng xem báo cáo, chọn nhóm Báo cáo thuế, chọn báo cáo cần xuất, nhấn nút xuất Excel. |
| • | Vào phần mềm 1.3.1 thực hiện Nhận dữ liệu từ file. |
|
Trước hết mở BCĐ tài khoản trong kỳ đó kiểm tra xem đã kết chuyển hết doanh thu chi phí để xác định kết quả chưa? Nếu vẫn còn số dư trên các TK doanh thu, chi phí thì phải thực hiện kết chuyển lại. Sau đó, kiểm tra lại BCĐ kế toán. Nếu cân bằng TS, nguồn vốn thì OK.
Nếu báo cáo vẫn lệch thì lấy Tổng tài sản trừ đi (-) Tổng nguồn vốn xem chênh lệch bao nhiêu. Rồi đối chiếu xem số tiền này trùng với TK nào chưa lên trên BCĐ KT. Đó có thể là do tạo thêm tiết khoản trong hệ thống tài khoản nhưng chưa có thiết lập công thức trong Định nghĩa báo cáo tài chính.
|
Là đối tượng theo dõi chi tiết kèm theo mỗi tài khoản được tổ chức trong hệ thống tài khoản.
Ví dụ:
- Tài khoản 131, 331 đối tượng là khách hàng.
- Tài khoản 141 đối tượng là nhân viên.
- Tài khoản 152, 153, 155, 156 đối tượng là hàng hóa, nguyên liệu, kho hàng.
|
- Hệ thống tài khoản trở nên gọn nhẹ trong trường hợp có rất nhiều đối tượng phát sinh.
- Khi có thêm đối tượng mới, sẽ không phải thay đổi cấu trúc tài khoản.
- Có một số đối tượng liên quan đến nhiều tài khoản, nếu mở tiểu khoản sẽ bị trùng lắp lại trên 2 tài khoản.
- Phục vụ cho kế toán quản trị, theo dõi, đối chiếu dễ dàng.
|
|
